Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
5 ошибок при выборе архивной компании
На практике встречаются компании, которые пострадали из-за недобросовестного подрядчика на выполнение архивных работ и внеофисное хранение. Например, у одного нашего клиента предыдущий исполнитель уничтожил важные документы и скрывал этот факт, другому пришлось заплатить высокую цену за разрыв контракта.
Специалисты Первой Архивной Компании выделили основные ошибки, которые допускают компании при выборе подрядчика для оказания архивных услуг.
Специалисты Первой Архивной Компании выделили основные ошибки, которые допускают компании при выборе подрядчика для оказания архивных услуг.
Ошибка 1. Выбирать только по финальной стоимости
Больше 40% компаний при выборе подрядчика обращают внимание в первую очередь на цену. Но стоимость в коммерческом предложении и реальная цена могут отличаться, если:
- не указаны дополнительные услуги
- в процессе сотрудничества повышаются расценки на услуги и используемые материалы (короба, штрихкоды и т.д.)
Когда сравниваете коммерческие предложения от разных компаний, обращайте внимание на подробный расчет стоимости – должны быть указаны все сопутствующие услуги.
- Менеджеры Первой Архивной Компании подготовят подробный расчет стоимости с ценами за расходные материалы и дополнительные услуги. Специалисты подскажут, от каких услуг можно отказаться или выполнить самостоятельно.
- Все условия отражаются в договоре и меняются только по согласованию с клиентом. Исключение – повышение расценок не чаще, чем раз в год с предварительным уведомлением заказчика.
Ошибка 2. Не оценивать клиентоориентированность сотрудников
В крупных компаниях менеджерам не хватает времени на каждого клиента, так как поток слишком большой. В небольших – высокая текучка кадров и плохая подготовка менеджеров.
Обращайте внимание на работу менеджера – готов ли он объяснять вам все нюансы сотрудничества, насколько приятно и комфортно с ним общаться.
Общее впечатление от компании сильнее всего зависит от удовлетворенности работой клиентского менеджера. Поэтому в нашей компании менеджеры проходят отбор и обучение.
- Обучение менеджеровВо время испытательного срока менеджеры работают и изучают наши услуги, сегменты клиентов, отраслевые программы и бизнес-процессы компании.
Предоставляем квалифицированную поддержку и ответы на все вопросы. - Внимание к каждому клиентуМы стараемся понять вашу потребность, задаем уточняющие вопросы, чтобы предложить оптимальную стратегию работы с документами на основе нашего опыта.
Снижаем риски для вашего бизнеса из-за неправильного хранения и уничтожения документов. - Работа с обратной связьюВсе комментарии от клиентов о нашей работе прорабатываем – меняем бизнес-процессы, дополнительно обучаем сотрудников и исправляем ошибки.
Совершенствуем бизнес-процессы, чтобы постоянно повышать качество оказываемых услуг.
Ошибка 3. Выбирать компанию без собственного архива
Специально оборудованное хранилище есть не у всех архивных компаний. В результате документы недостаточно защищены от пожаров, воздействия влаги и преступных действий.
Попросите менеджера рассказать об условиях, в которых будут храниться ваши документы.
Сохранность переданных на хранение документов – первостепенная задача для нас.
Поэтому центр хранения и обслуживания архивов наших клиентов – это специально сконструированное здание, оборудованное в соответствии с правилами хранения документов.
Поэтому центр хранения и обслуживания архивов наших клиентов – это специально сконструированное здание, оборудованное в соответствии с правилами хранения документов.
Ошибка 4. Игнорировать качество выполнения работ
Некачественная работа, ошибки в хранении, уничтожение документов раньше положенного срока хранения повышают вероятность штрафов вашей компании.
Обращайте внимание на внешнее качество работ – оформление дел, аккуратность подшивки и переплета.
Если на этом этапе найдены ошибки, вы можете нанять архивариуса для проверки
Если на этом этапе найдены ошибки, вы можете нанять архивариуса для проверки
В нашей компании новые архивисты проходят тестирование их знаний. Первое время они работают с опытными сотрудниками на небольших проектах. Когда мы уверены в их профессионализме и компетентности – доверяем более сложные задачи. При необходимости привлекаем независимых специалистов для проверки материалов, которые готовит архивист в ходе выполнения работ.
На первую встречу менеджер готов привезти образцы дел, чтобы вы могли убедиться в качестве архивной обработки.
На первую встречу менеджер готов привезти образцы дел, чтобы вы могли убедиться в качестве архивной обработки.
Ошибка 5. Не считать цену расторжения договора
Условия разрыва договора отличаются в разных компаниях:
- 1Одни архивные компании требуют предоплату за 12, 24, 36 месяцев и не возвращают сумму после расторжения договора
- 2Другие – требуют сообщать о разрыве договора за 3 месяца
- 3Третьи – выставляют высокие цены за снятие документов с учета
Перед заключением договора узнайте об условиях перехода к другому поставщику. Посчитайте стоимость.
В нашей компании цены за безвозвратное изъятие ниже в 3-4 раза, чем у некоторых архивных компаний. Кроме того, период предоплаты за хранение определяется самим клиентом – месяц, квартал, полгода, год или несколько лет. Если после расторжения договора есть остаток по предоплате – предлагаем оказать на эту сумму архивные услуги. В случае, когда клиент отказывается от дополнительных услуг – возвращаем деньги.
Для получения консультации, заполните форму
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Материал подготовлен на основе собственных маркетинговых исследований, опросов наших клиентов, анализа конкурентных предложений и опыта зарубежных компаний.