Какие документы оформить для уничтожения документов, срок хранения которых истек

Дата публикации: 1 августа 2025

Прежде, чем понять, какие документы оформить для уничтожения документов, нужно понять, какие документы уничтожить можно. Сроки хранения всех видов создающихся в стране документов содержатся в специальных перечнях. Решение об их уничтожении временных дел принимается созданной для этого экспертной комиссией, то есть коллегиально. Несколько ведущих специалистов ставят свои подписи под актом. Но до того, как выделять к утилизации временные дела, необходимо описать дела с постоянным сроком хранения, а также кадровые дела и зарплатные ведомости.

Итак, вот какие документы оформить для уничтожения документов:

• Приказ (распоряжение) руководителя о создании экспертной комиссии в составе 2-5 человек.
• Приказ (распоряжение) руководителя о назначении ответственного лица за ведение архива/ Приказ о приеме архивариуса.
• Опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу (за тот период, за который будут уничтожаться временные дела).
• Протокол заседания экспертной комиссии, где содержатся решения о согласовании описей и акта об уничтожении дел.
• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт состоит из преамбулы и таблицы. В таблицу заносятся заголовки дел, крайние даты/год их создания, общее количество дел по каждому заголовку за весь период; сроки хранения и номера статей по Перечню 2019. Акт подписывают члены экспертной комиссии, затем он утверждается руководителем организации.

Только после этого можно передавать дела к уничтожению. Затем архивариус ставит отметку в акте о дате и способе физической утилизации дел. Акт об уничтожении дел сохраняется до момента ликвидации организации.