Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
КЕЙСЫ
← Все кейсы
Создание электронного архива и уничтожение документов
для АО «Газпром закупки» – дочернее предприятие ПАО «Газпром»
О клиенте
Газпром закупки
Организатор закупочных процедур на поставку МТР, выполнение работ, оказание услуг для нужд ПАО «Газпром» и Компаний Группы Газпром.
Организатор закупочных процедур на поставку МТР, выполнение работ, оказание услуг для нужд ПАО «Газпром» и Компаний Группы Газпром.
Задача
Освободить офис от документов при переезде и создать электронный архив.
Сложность:
Необходимо было обработать 6000 папок всего за 3 месяца. Компания переезжала, и перевозить ненужные документы в новый офис – бессмысленная и затратная история.
Осложняло положение состояние архива: отсутствовала номенклатура дел, документы не были систематизированы.
Сложность:
Необходимо было обработать 6000 папок всего за 3 месяца. Компания переезжала, и перевозить ненужные документы в новый офис – бессмысленная и затратная история.
Осложняло положение состояние архива: отсутствовала номенклатура дел, документы не были систематизированы.
Решение
- Разобрали документы. Привели архив в порядок: достали все документы из коробок, отсортировали и систематизировали.
- Подготовили документы к сканированию – для поточного сканирования изъяли документы из файлов и папок, убрали скрепки и другие крепления.
- Отсканировали документы и создали электронный архив. Договорились с клиентом о создании удобной для него структуры папок. Разделили документы на 7 разделов: делопроизводство, бухгалтерия, техническая документация, уставные документы, кадровая документация, договоры и документы к ним, иная документация.
- Создали опись всех документов в формате Excel с гиперссылками местонахождения сканов.
Как справились со сложностями
Оценили реальный объем работ и привлекли дополнительный персонал.
Результат
Переезд в новый офис прошел без перемещения большого объема коробов:
- Вместо бумажных документов клиент получил удобный электронный архив с быстрым доступом к сканам и освободил место в новом офисе.
- Утилизировали ненужное. Мы провели экспертизу архива, отобрали документы к уничтожению и утилизировали их на промышленном шредере с сохранением конфиденциальности.
Отзыв клиента
Начните с бесплатной профессиональной
консультации по вопросам делопроизводства
и архивного дела
консультации по вопросам делопроизводства
и архивного дела
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.