Оформление дела (реквизиты обложки, лист-заверитель, внутренняя опись)

Дата публикации: 2 сентября 2025

Если ваша организация не передает свои дела на аутсорсинг и решила обрабатывать свою документацию самостоятельно, вам требуется знать, как правильно провести оформление дела: как подшиваются документы, нумеруются листы, какое количество листов допустимо в одном деле, как заверяется количество листов и другие вложения, какие надписи выносятся на лицевую часть дела, какой составить список, чтобы облегчить поиск внутри дела.

Подшиваются дела постоянного и долговременного (10 и более лет) хранения, к последним в том числе относятся кадровые документы и ведомости по зарплате (дела по личному составу). Такие документы, сформированные в дела, подшиваются в твердый картон нитками в четыре прокола. Стандартные листы бумаги в современных условиях позволяют делать проколы при помощи дырокола. Нитки лучше брать специальные, толстые, для архивных дел.

В одно дело допускается вносить не более 250 листов. Если дело будет часто использоваться в работе (например, приказы по личному составу), лучше брать в одно дело не более 100 листов, разделяя дело на тома. Объем до 100 листов позволит легче копировать/сканировать документы. Нумеруется лист с лицевой части и исключительно простым карандашом в верхнем правом углу, не нумеруются чистые листы. Лист с наклеенным другим листом, конвертом, фотографией имеет один номер.

Обложка дела должна содержать определенный набор реквизитов, чтобы отразить всю полноту информации о том, какие здесь подшиты документы, где и когда они были созданы:

• полное (в скобках – сокращенное) название организации (ближе к левому верхнему краю);
• название отдела (факультативно);
• заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел (если она у вас есть, здесь можно не включать наименование организации); номер тома (если дело разделено на тома); заголовок пишется по центру;
• год или крайние даты (если это приказы/протоколы). Например: Годовой технический отчет за 2025 г.; Приказы по основной деятельности 11.01.2021-31.12.2021. Дата пишется под заголовком;
• количество листов цифрами;
• срок хранения;
• архивный шифр (оставить место в нижнем левом углу и в верхнем правом углу под шифр дела);
• оставить место у верхнего края для названия архива, куда дело будет передано на хранение.

Если нет возможности написать данные на папку, то в дело вшивается титульный лист, который не нумеруется.

Лист-заверитель дела подшивается за последним листом и имеет такое содержание: "В данном деле прошито и пронумеровано ... листов"; дату оформления дела и фамилию (подпись) заверителя дела; заносятся сведения о пропущенных и литерных номерах. Нумеровать листы нужно после подшивки дела, но не до.

Внутренняя опись содержит список всех подшитых в деле документов с отсылкой к номеру страницы.

Помимо описи на бумаге сохраняйте такого рода опись в электронном виде, это в разы увеличит и облегчит поиск нужных сведений. Листы такой описи нумеруются отдельно от листов дела.

Правильное оформление дела позволяет быстро находить его в архиве, не перелистывать его без нужды, сохраняя листы.