Как подготовить архив медклиники к проверке

Доступ к документам частного медицинского архива регулируется самим владельцем. Согласно ч. 2 ст. 24 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов».

Особый режим установлен для документов, содержащих персональные данные пациентов. Согласно ч. 3 ст. 25 того же закона: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов».

Это означает, что медицинские карты и любые документы с персональными данными пациентов закрыты для третьих лиц в течение 75 лет с момента создания. Особое внимание руководителя клиники должно быть направлено именно на эти дела: их сохранность, полноту состава и доступность при поиске.

Для эффективного поиска документов в архиве необходимо вести учёт всех поступающих дел. Ключевой инструмент такого учёта — составление описей дел.

В коммерческих медучреждениях формируются дела с постоянным сроком хранения. При ликвидации организации они уничтожаются, но пока клиника работает, их утрата недопустима.

К документам постоянного хранения относятся:

• приказы руководителя по основной деятельности;
• протоколы заседаний, в том числе медицинских комиссий;
• годовые отчёты по основной и финансовой деятельности;
• подлинники устава и всех изменений к нему;
• должностные инструкции;
• положения о работе подразделений;
• свидетельства о праве на медицинскую деятельность (лицензии).

Если клиника строит долгосрочные планы, сохранность этих дел — в её прямых интересах.

Проверка архива медучреждения — исключительная прерогатива его руководителя или владельца. Именно это обстоятельство накладывает на руководителя максимальную ответственность: за отсутствие системы никто не оштрафует извне, зато последствия при утрате документов могут быть весьма ощутимыми.

Любой руководитель клиники, заинтересованный в качественном хранении документации, обязан:

1. Создать архив клиники — выделить отдельное помещение с необходимыми условиями хранения.
2. Назначить ответственное лицо за ведение архива (архивариуса или сотрудника из штата).
3. Вести учёт архивных документов.
4. Периодически проверять работу архива.

Прежде чем приступать к систематизации документов, необходимо закрепить порядок работы локальными актами.

Положение об архиве медучреждения — первый и главный документ, который закрепляет цели, задачи, структуру и порядок работы архива клиники. Образец можно найти в открытых источниках и доработать под специфику клиники.

Положение об экспертной комиссии — второй обязательный документ. Экспертная комиссия определяет ценность документов, сроки их хранения и порядок уничтожения. Образец также можно найти в сети.

К этим документам прилагается приказ руководителя о назначении архивариуса или ответственного лица из числа сотрудников.

Проверка архива медклиники проводится по специальному чек-листу для проверки архива медучреждения — вы можете ознакомиться с ним по ссылке и использовать при плановой самопроверке.