1. Как передать документы на хранение в Первую архивную компанию?
Бизнес-процесс передачи и приема документов выстроен следующим образом:
1. Вы обращаетесь в Первую архивную компанию по телефону +7 (495) 646-70-51 или почте info@1-ak.ru.
2. Менеджер задает уточняющие вопросы, чтобы подготовить персональное предложение на основе ваших потребностей. При необходимости специалист приедет на предприятие, чтобы оценить объем работ.
3. Обсуждаем условия и составляем договор. Подписываем документы с двух сторон.
4. Вывозим короба из вашего офиса. При необходимости упаковываем или переупаковываем документы, систематизируем и делаем опись.
5. В Центре хранения маркируем короба или папки, наклеиваем штрихкод, сверяем дела с описью.
6. Индексируем архивный короб, вводим в базу данных и размещаем на стеллаже.
На всех этапах вас будет сопровождать персональный менеджер. Он подробно расскажет обо всех условиях и ответит на ваши вопросы.
2. Предусмотрены ли льготы для компаний, которые раньше хранили документы у другого поставщика архивных услуг?
Да, в Первой архивной компании предусмотрены специальные условия для таких клиентов. Часть услуг в рамках единоразовой подготовки к хранению осуществляется бесплатно:
- Первичный прием документов в архив;
- Первичная доставка документов до архива;
- Услуга «Временный помощник» на 1 день для тестирования.
Подробнее об этой возможности вы можете узнать по нашем сайте.
3. В каких условиях хранятся документы? Как Первая архивная компания обеспечивает безопасность и конфиденциальность?
Мы заботимся о сохранности и безопасности документов каждого клиента. Поэтому организовали Центр хранения в соответствии со всеми нормами. В архиве работает круглосуточная охрана, установлена система видеонаблюдения, пожарная сигнализация и система пожаротушения, поддерживается температурно-влажностный режим. Ваши документы не пострадают от злоумышленников, пожара или плесени.
Мы обеспечиваем конфиденциальность с помощью системы обезличенного хранения. Это значит, что документы находятся в коробах одного типа. Единственный классификатор – это штрихкод, который наносится на короб.
4. Какую единицу хранения выбрать: папку или короб?
Все зависит от ваших потребностей и требований. Можем дать следующие рекомендации:
1. Учет и обслуживание по коробам подойдет, если для вас важна низкая стоимость. Это самый экономичный вариант.
2. Учет и обслуживание по архивным папкам для компаний, которым необходим следующий функционал:
- Описание содержания короба по файлам/папкам/делам;
- Отслеживание сроков хранения документов;
- Бесплатный поиск документов;
- Доставка отдельной папки.
3. Смешанный тип (часть документов обслуживается по коробам, а часть – по папкам) будет удобным, если в вашей организации несколько отделов с разными потребностями в управлении документами.
5. Как быстро Первая архивная компания сможет доставить необходимые документы?
Сроки доставки зависят от времени принятия заказа и срочности. Мы придерживаемся следующего тайминга:
1. Стандартный:
- Принятие заказа до 15:00. Выполняется в течение следующего рабочего дня;
- Принятие заказа после 15:00. Выполняется через день.
2. Срочный:
- Принятие заказа до 12:00. Выполняется в течение текущего рабочего дня;
- Принятие заказа после 12:00. Выполняется до 12:00 следующего рабочего дня.
Если у вас еще остались вопросы, напишите нам и мы поможем вам во всём разобраться: