Блог компании

ТОП-5 вопросов об архивных услугах

Мы занимаемся архивной обработкой, хранением и уничтожением документов уже 14 лет. За это время менеджеры получили много похожих вопросов. Сегодня мы ответим на наиболее популярные из них.

1. Как передать документы на хранение в Первую архивную компанию?

Бизнес-процесс передачи и приема документов выстроен следующим образом:  

1.      Вы обращаетесь в Первую архивную компанию по телефону +7 (495) 646-70-51 или почте info@1-ak.ru.
2.     Менеджер задает уточняющие вопросы, чтобы подготовить персональное предложение на основе ваших потребностей. При необходимости специалист приедет на предприятие, чтобы оценить объем работ.
3.     Обсуждаем условия и составляем договор. Подписываем документы с двух сторон.
4.     Вывозим короба из вашего офиса. При необходимости упаковываем или переупаковываем документы, систематизируем и делаем опись.
5.     В Центре хранения маркируем короба или папки, наклеиваем штрихкод, сверяем дела с описью.
6.     Индексируем архивный короб, вводим в базу данных и размещаем на стеллаже.

На всех этапах вас будет сопровождать персональный менеджер. Он подробно расскажет обо всех условиях и ответит на ваши вопросы.

2. Предусмотрены ли льготы для компаний, которые раньше хранили документы у другого поставщика архивных услуг?

Да, в Первой архивной компании предусмотрены специальные условия для таких клиентов. Часть услуг в рамках единоразовой подготовки к хранению осуществляется бесплатно:

  • Первичный прием документов в архив;
  • Первичная доставка документов до архива;
  • Услуга «Временный помощник» на 1 день для тестирования.

Подробнее об этой возможности вы можете узнать по нашем сайте.

3. В каких условиях хранятся документы? Как Первая архивная компания обеспечивает безопасность и конфиденциальность?

Мы заботимся о сохранности и безопасности документов каждого клиента. Поэтому организовали Центр хранения в соответствии со всеми нормами. В архиве работает круглосуточная охрана, установлена система видеонаблюдения, пожарная сигнализация и система пожаротушения, поддерживается температурно-влажностный режим. Ваши документы не пострадают от злоумышленников, пожара или плесени.

Мы обеспечиваем конфиденциальность с помощью системы обезличенного хранения. Это значит, что документы находятся в коробах одного типа. Единственный классификатор – это штрихкод, который наносится на короб.

4. Какую единицу хранения выбрать: папку или короб?

Все зависит от ваших потребностей и требований. Можем дать следующие рекомендации:

1. Учет и обслуживание по коробам подойдет, если для вас важна низкая стоимость. Это самый экономичный вариант.

2. Учет и обслуживание по архивным папкам для компаний, которым необходим следующий функционал:
  • Описание содержания короба по файлам/папкам/делам;
  • Отслеживание сроков хранения документов;
  • Бесплатный поиск документов;
  • Доставка отдельной папки.

3. Смешанный тип (часть документов обслуживается по коробам, а часть – по папкам) будет удобным, если в вашей организации несколько отделов с разными потребностями в управлении документами.

5. Как быстро Первая архивная компания сможет доставить необходимые документы?

Сроки доставки зависят от времени принятия заказа и срочности. Мы придерживаемся следующего тайминга:

1. Стандартный:   
  • Принятие заказа до 15:00. Выполняется в течение следующего рабочего дня;
  • Принятие заказа после 15:00. Выполняется через день.

2. Срочный:
  • Принятие заказа до 12:00. Выполняется в течение текущего рабочего дня;
  • Принятие заказа после 12:00. Выполняется до 12:00 следующего рабочего дня.


Если у вас еще остались вопросы, напишите нам и мы поможем вам во всём разобраться:

Написать