Подготовка к уничтожению документов

Клиент обратился с потребностью – освободить офис и производственную площадку и уничтожить документы с истекшим сроком хранения. В процессе работы завода накопилось более 700 дел. Архивисты должны были просмотреть их и выделить к дальнейшему хранению или уничтожению.

Сложность:
Документы находились в двух регионах. Одна часть – в московском офисе, другая – на заводе во Владимирской области. Требовалось направить специалистов и в офис, и на производственную площадку, забрать документацию и сформировать единую базу для уничтожения.

Работы велись параллельно.

Для работ на заводе выделили отдельную команду – водителя и архивиста. Основную часть задач наш специалист выполнил на территории клиента:

1. Провел экспертизу ценности. Полистно просмотрел дела и проверил сроки хранения каждого документа. Оценил практическую значимость дел для повседневной работы компании.
2. Определил дела для дальнейшего хранения. Это важно сделать, чтобы сохранить все значимые документы.
3. Отобрал дела с истекшим сроком хранения, не имеющие практической ценности. Их выделил к уничтожению.
4. Упаковал выделенные к уничтожению документы в специальные контейнеры, чтобы исключить несанкционированный доступ к ним. Подготовил к транспортировке.
5. Оформил акт на уничтожение с перечнем дел и пояснениями. Передал документ на подпись руководителю завода.

Аналогично работала другая команда архивистов с документами из московского офиса. Единственное отличие – дела подготовили к транспортировке и забрали с территории клиента, а все задачи выполняли в Центре хранения и управления документами.

Водители доставили контейнеры с производственной площадки и Центра хранения и управления документами к месту уничтожения. Под руководством наших специалистов дела измельчили на промышленном шредере. Архивист оформил акт об уничтожении с указанием наименования компании, веса документов и метода уничтожения. Этот документ передал клиенту – акт понадобится во время проверки компании.