Сроки хранения зависят от типа документа и определяются нормативно-правовыми актами. Если документы уничтожены раньше этого срока, к владельцу этих документов могут быть применены санкции административного и уголовного характера. В этом письме я расскажу о том, как избежать штрафов.

Обычно компании составляют номенклатуру и заносят в нее информацию о сформированных делах. Оформляется в виде таблицы:

Сроки хранения сотрудники отслеживают вручную.

Специальные программы по делопроизводству позволяют автоматизировать этот бизнес-процесс. Работники заносят информацию о деле в похожую таблицу, а затем программа информирует о сроках хранения.

Сроки хранения документов зафиксированы в следующих нормативно-правовых актах:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20.12.2019 № 236;
2. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ;
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
5. Налоговый кодекс Российской Федерации.

В начале сотрудничества с клиентом мы проводим экспертизу ценности документов для определения сроков их хранения и отбора на дальнейшее хранение. И только потом на уничтожение.

01. Отбор документов на хранение
02. Отбор документов на уничтожение

Порядок действий в этой ситуации важен. Во время подготовки дел к постоянному и длительному хранению архивариусы могут обнаружить, что часть документов была утрачена. Восполнить информацию могут документы со временными сроками хранения, поэтому их нежелательно уничтожать даже после истечения срока.
Если с клиентом заключен договор на постоянное обслуживание, то работы по уничтожению документов с истекшим сроком хранения наши архивариусы проводят ежегодно.
Советуем это делать в январе или феврале, чтобы своевременно очищать архив. Раньше или позже этого срока – неактуально.

01. Внеофисное хранение
Отслеживаем сроки хранения с помощью программы управления архивом. С клиентом согласовываем перечень документов, рекомендуемых к уничтожению.
Отслеживание сроков с помощью ПО возможно в том случае, если ранее была проведена экспертиза ценности документов.

02.Хранение документов в своем офисе

• Есть опись, экспертиза ценности документов проводилась

Отслеживаем сроки хранения с помощью описи.

• Есть опись, но не проводилась экспертиза ценности документов

Смотрим опись, а затем проводим экспертизу ценности для отбора документов на хранение и уничтожение.

• Нет описи и номенклатуры

Проводим экспертизу ценности для отбора документов на хранение, а затем на уничтожение. Составляем опись и фиксируем сроки хранения, чтобы было удобнее работать в будущем.