Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Штрафы за нарушение сроков хранения документов – как избежать?
Сроки хранения зависят от типа документа и определяются нормативно-правовыми актами. Если документы уничтожены раньше этого срока, к владельцу этих документов могут быть применены санкции административного и уголовного характера. В этом письме я расскажу о том, как избежать штрафов.
Как самостоятельно определить срок хранения документов?
Обычно компании составляют номенклатуру и заносят в нее информацию о сформированных делах. Оформляется в виде таблицы:
Сроки хранения сотрудники отслеживают вручную.
Специальные программы по делопроизводству позволяют автоматизировать этот бизнес-процесс. Работники заносят информацию о деле в похожую таблицу, а затем программа информирует о сроках хранения.
Сроки хранения документов зафиксированы в следующих нормативно-правовых актах:
Специальные программы по делопроизводству позволяют автоматизировать этот бизнес-процесс. Работники заносят информацию о деле в похожую таблицу, а затем программа информирует о сроках хранения.
Сроки хранения документов зафиксированы в следующих нормативно-правовых актах:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20.12.2019 № 236;
- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ;
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
- Налоговый кодекс Российской Федерации.
Чтобы ориентироваться в сроках хранения документов, мы подготовили для вас небольшую таблицу.
Заполните форму и получите ссылку на скачивание!
Получить таблицу со сроками хранения документов
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.
При расчете сроков хранения документов обратите внимание на следующие нюансы:
01.
При расчете сроков хранения документов обратите внимание на следующие нюансы:
Начало исчисления сроков хранения для разных документов отличается:
- для управленческих документов (приказов, планов, отчетов, бухгалтерских документов) – 1 января следующего календарного года;
- для личных дел работников – дата увольнения;
- для протоколов – 1 января следующего календарного года после последнего протокола.
02.
Если в разных нормативно-правовых актах отличаются сроки хранения и начала исчисления, то в этом случае стоит брать максимальный срок.
Не уничтожайте документы без консультации со специалистом!
Как определяют срок хранения архивных документов в Первой архивной компании?
В начале сотрудничества с клиентом мы проводим экспертизу ценности документов для определения сроков их хранения и отбора на дальнейшее хранение. И только потом на уничтожение.
Порядок действий в этой ситуации важен. Во время подготовки дел к постоянному и длительному хранению архивариусы могут обнаружить, что часть документов была утрачена. Восполнить информацию могут документы со временными сроками хранения, поэтому их нежелательно уничтожать даже после истечения срока.
Если с клиентом заключен договор на постоянное обслуживание, то работы по уничтожению документов с истекшим сроком хранения наши архивариусы проводят ежегодно.
Советуем это делать в январе или феврале, чтобы своевременно очищать архив. Раньше или позже этого срока – неактуально.
Порядок действий в этой ситуации важен. Во время подготовки дел к постоянному и длительному хранению архивариусы могут обнаружить, что часть документов была утрачена. Восполнить информацию могут документы со временными сроками хранения, поэтому их нежелательно уничтожать даже после истечения срока.
Если с клиентом заключен договор на постоянное обслуживание, то работы по уничтожению документов с истекшим сроком хранения наши архивариусы проводят ежегодно.
Советуем это делать в январе или феврале, чтобы своевременно очищать архив. Раньше или позже этого срока – неактуально.
Существуют разные варианты организации этого процесса:
01. Внеофисное хранение
Отслеживаем сроки хранения с помощью программы управления архивом. С клиентом согласовываем перечень документов, рекомендуемых к уничтожению.
Отслеживание сроков с помощью ПО возможно в том случае, если ранее была проведена экспертиза ценности документов.
Отслеживаем сроки хранения с помощью программы управления архивом. С клиентом согласовываем перечень документов, рекомендуемых к уничтожению.
Отслеживание сроков с помощью ПО возможно в том случае, если ранее была проведена экспертиза ценности документов.
02. Хранение документов в своем офисе
- Есть опись, экспертиза ценности документов проводилась
- Есть опись, но не проводилась экспертиза ценности документов
- Нет описи и номенклатуры
Ознакомьтесь с подробной информацией о наших услугах.
Остались вопросы о том, как наша компания отслеживает сроки хранения? Нуждаетесь в помощи с документами?
Оставьте заявку по форме ниже, и наш специалист вас проконсультирует.
Храните только нужные документы
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.