Сканирование документов

Оцифровка документов, создание электронного архива

Оцифруем документы, присвоим имена файлам, составим опись и сохраним на внутреннем или внешнем сервере

Упростите вашу работу с документами

Электронный архив – это база оцифрованных документов с удобной классификацией. Найти прошлогоднюю накладную можно за пару секунд, не вставая с кресла. Все, что нужно сделать – открыть опись в Excel файле, задать фильтры поиска и перейти по гиперссылке к электронной копии документа.

Результат перехода на электронный архив – экономия рабочего времени. Сотрудники не тратят рабочие часы в архиве, чтобы найти нужную папку с документом, а значит – успевают сделать больше задач за тот же временной период.


Какие еще выгоды дает электронный архив
Сотрудник получает доступ к электронной копии за несколько секунд: открывает Excel файл, задает фильтры и переходит по гиперссылке. Нет необходимости тратить время на поиск оригинала документа для обмена с коллегами из других отделов или отправки контрагентам.
Быстрый доступ
Документы теряют первоначальный вид, если активно используются в работе: мнутся, выцветают, повреждаются. Электронный архив сохраняет целостность каждого документа. А если документ потерялся среди бумаг в офисе – всегда есть его копия в электронном виде.
Чем дольше компания работает, тем больше становится бумаг. Электронный архив позволяет освободить место в помещении, которое можно использовать под новые рабочие места или переехать в офис поменьше.
Гарантия сохранности
документов
Экономия бюджета и места
Абонентская плата за специально разработанное программное обеспечение, подключение к облачному хранилищу, аренду места на сервере и др.
Стандартный электронный архив с набором оплачиваемых функций (даже если вы ими не пользуетесь)
Разовая оплата работы архивиста и специалиста по сканированию (включает подготовку документов к сканированию, сканирование и составление описи)
Выбор необходимого функционала, возможность персонально настроить электронный архив (папки с файлами)
Использование привычных и проверенных вами электронных или облачных носителей (ничего дополнительно подключать и оплачивать не нужно)
Чем отличается лайт-версия электронного архива?
Сложный it-продукт
Лайт-версия от Первой архивной компании
Бесплатное и оперативное подключение новых сотрудников (документы находятся на вашем сервере)
Использование зарубежных программ и серверов. Хранение информации на стороннем сервере, с которым ранее не работали
Настройка уровней доступа к архиву через посредника

Как работает лайт-версия электронного архива?

Как мы создаем электронный архив?
Рассказываем пошагово
Подготовительные работы
1 этап
При необходимости, проведение экспертизы ценности и определение сроков хранения с целью отобрать документы на хранение и уничтожение.
Отбор документов для сканирования
Систематизация папок с документами по заранее выбранным параметрам.
Доп.услуга
Сканирование документов
2 этап
При необходимости, оригиналы документов скрепляются и упаковываются в файлы, папки.
Подготовка документов к сканированию.
Индексация, присвоение имени/уникального номера каждому электронному документу.
Сканирование документов.
Разброшюровка документов: изъятие из папок, файлов, изъятие скрепок.
Доп.услуга
Доп.услуга
Формирование электронного архива
3 этап
Вариант 2.
Формирование базы данных в эксель и папок с файлами, создание гиперссылок на расположение электронных документов.
Вариант 1.
Формирование базы сразу в корпоративной информационной системе Клиента (например в 1С), без создания описи в эксель и папок с файлами.
Хранение или уничтожение оригиналов документов
4 этап
Организация уничтожения списанных документов.
Организация хранения отобранных документов.

Оставьте заявку на консультацию по электронному архиву

Менеджер ответит на все вопросы, проконсультирует конкретно по вашей ситуации и рассчитает стоимость создания электронного архива для вашей компании.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Почему компании выбирают лайт-версию?
  • Доступно по цене
    Нет абонентской платы за программное обеспечение или место на сервере подрядчика. Вы платите один раз и только за результат.
  • Безопасно
    Нет риска лишиться доступа к информации из-за ухода с рынка зарубежных компаний или недобросовестности поставщика. Вы сами выбираете способ хранения и электронный носитель.
  • Просто и быстро
    Не требуется установка дополнительных программ или привлечение посредников для передачи и отзыва прав доступа у сотрудников. Вы самостоятельно или силами внутренней технической поддержки решаете эти вопросы.
Стоимость создания электронного архива
Подготовку и сканирование документов осуществляют опытные архивариусы, ассистенты и операторы базы данных, обладающие опытом и компетенцией в сфере делопроизводства и архивного дела.
Подготовка к сканированию

Сканирование документов на высокопроизводительных сканерах

Индексация, присвоение имени или уникального номера каждому файлу

Создание структуры папок на сервере заказчика и наполнение папок электронными документами (файлами)

Составление описи в формате эксель с гиперссылками на расположение электронного документа (файла)

В услугу включены следующие работы:
01.
02.
03.
04.
Создание электронного архива
39 руб./документ
Минимальный заказ — 49 900 ₽
05.
Оставьте заявку, и мы предложим вам комплексное решение по организации электронного архива

Ответы на часто задаваемые вопросы о лайт-версии архива

Клиент:
Нужно ли приобретать дополнительное программное обеспечение, подключать новые облачные хранилища или арендовать место на сервере?
Первая архивная компания:
Нет, вы можете использовать электронные и облачные носители, с которыми уже работаете.
Клиент:
Где хранить электронные документы?
Первая архивная компания:
На внешнем носителе, в облачном хранилище или на внутреннем/внешнем сервере.
Клиент:
Как правильно хранить электронные документы и обеспечить их сохранность?
Первая архивная компания:
Мы всегда рекомендуем хранить документы на 2-3 носителях разного типа, такие же рекомендации дает Росархив. Тогда вы точно сможете найти необходимый документ, если придет проверка.
Опыт наших клиентов
Tilda Publishing
"Услуги были выполнены в соответствии с договором, заданными показателями качества и в установленные сроки. Рекомендуем ООО "Первая архивная компания" для решения задач в области архивного дела и управления документами".
"Выбрали в качестве подрядчика по созданию электронного архива документации. Услуги были выполнены в соответствии с договором, заданными показателями качества и в установленные сроки".
Опыт наших клиентов
Начните разумно хранить
документы уже сейчас
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Другие услуги